根據我對於大專畢業生進行調查的經驗，許多職場新鮮人最容易感到頭痛的問題之一就是：不知道如何寫專業報告。

為什麼會產生這個問題？有人或許會將這個問題歸咎於「因為在學校時作文沒學好」，也有人因此主張我們要更強化國文教育，特別是作文練習，甚至要更加強古文在教學中的比重。

的確，如果連基本的句子都寫不好，或詞不達意，或錯別字連篇，當然遑論能寫出一篇好的專業報告。但是我在調查過程中發現，即使是名校的文學院畢業生，也可能會在就業後受到這個問題的困擾。事實上，我在調查中還曾經遇過目前已經是國中教師的畢業生，認為他們學校的新進教師也會發生「不會寫報告」的問題。照道理講，這些畢業生應該已經是我們「國文／作文／古文」教育中的佼佼者，為什麼同樣還有「專業報告寫不好」的問題？

會作文，不會報告？我對這個問題想了一陣子，後來有了一個心得，那就是：我們的「聯考用作文」其實與職場中的專業報告有不小的差距。因此，就算一個年輕人在求學的過程中寫過很多「考試用作文」，他其實很少有寫「專業報告」的經驗。換句話說，很多年輕人或許很會作文，但是卻不太會寫報告。

要瞭解問題所在，我們先來看一個例子。近年某次大學指考的國文作文題目是「想飛」，而同一年學測的題目則是「雨季的故事」。在題意上，這些題目強調的都是表達個人感想、抒發內在情感、描述個人成長經驗，如果提及外在世界的話，也是著重世界跟自我的關係。閱卷老師的給分重點包括「切題」、「自身經驗出發」、「文句流暢」；而在結構上，給分的重點則是「掌握起承轉合」。

根據報導，一篇獲得閱卷老師肯定，得到A高分的「四平八穩」作文是這樣的：「考生寫自己從小就羨慕鳥自由飛翔、無拘無束；長大後，瞭解人類和鳥的骨骼構造不同，所以鳥可以飛，人不能飛，但仍沒有放棄想飛的念頭；當寧靜的夜晚來臨，他幻想自己自在飛翔，獲得心靈上滿足；當黎明現實環境出現，仍不放棄想飛的夢想。」

修辭四要素

要看出問題所在，我們先來介紹一個簡單的修辭學理論。根據學者的歸納，在我們的表達溝通中，有四種主要的修辭元素，分別是「事實」、「邏輯」、「故事」、「比喻」。舉例而言，如果我們要說服別人：這個產品的市場看好，值得全面推出。我們有以下幾種可能的說服方式：

訴諸事實：這個產品曾經試賣過三個月，每個月的平均銷售成長率達到100%。
訴諸邏輯：過去類似性質的產品只要在日本賣得很好，在台灣就會賣得很好。這個產品已經在日本大賣，所以我們預期它應該也可以在台灣大賣。
訴諸故事：我的朋友過去不敢用類似的產品，但是我把這個產品介紹給他以後，完全改變了他的看法。他現在天天使用這個產品，而且非常滿意。
訴諸比喻：我覺得這個產品的春天已經來了！

一言以蔽之，我們的「國文考試用作文」是一種相當偏重「故事」與「比喻」兩種修辭元素的表達模式。像是「想飛」或「雨季的故事」這樣的作文題目，光是題意就可以看出要多用「故事」與「比喻」，而少用「事實」與「邏輯」。在國文考試作文評分中強調的「起承轉合」格式，本質上就是一種由「故事性」主導的表達模式。因為最基本的故事結構就是「起始狀況（起、承）→事件發生（轉）→狀況改變（合）」，例如「很久很久以前，有一個灰姑娘，她的生活很不幸（起、承）→灰姑娘參加舞會，遇到王子（轉）→灰姑娘從此遇到幸福快樂的日子（合）」。不止於此，國文作文還喜歡強調結尾的「餘音裊裊」，例如：「我知道人不能飛，但我仍不放棄想飛的夢想」。

想像一個例子：如果一個年輕人長久習慣於這樣「起承轉合」的作文方法，與偏重「故事」及「比喻」的修辭模式，而沒有受過多少關於「如何寫專業報告」的訓練。那麼，當他進入職場以後，被要求分析市場情況時，他可能會做出什麼樣的報告？

根據我的經驗，一個非常可能出現的情形是：報告者會先說他原來對市場情況有怎樣的看法（起）；然後因為他看到或聽到什麼事情，讓他開始改變看法（承）；但是因為有好幾種情況或說法出現，讓他接著覺得有好幾種可能性（轉）；最後報告者可能還是不做出明確具體的結論，而是把問題丟出來，希望同事、上司或顧客自己判斷（合，並且餘音裊裊）。

另一個很可能出現的情況是：報告者基於過去「考試如何拿高分」的經驗，也順便談一下自己在整個過程中的「心路歷程」，分享他的「心情小故事」，例如他在想要瞭解市場情況時遇到什麼困難，如何解決，而這中間又帶給他什麼啟發等等。

這種報告方法當然跟職場有求的，有組織、有條理、並且重視事實與邏輯的報告有相當差距。然而，當一個年輕人可能因為做出類似的報告，而被上司責備「報告格式不合基本要求」時，他很可能覺得惶然不知所措—因為在他的經驗中，他一直以為這種「國文作文式」的寫作方法，就是標準的報告寫作格式。

專業報告守則

要做好專業報告，最好能遵循以下原則：

第一，報告要有清楚的結構：一般而言，職場中的表達溝通，不但要有結構，而且所使用的結構相當固定。為什麼大家要遵循這些固定的結構？一言以蔽之，因為這可以增進溝通效率，節省許多時間。當我們使用大家慣常使用的報告結構進行溝通時，別人就能預先知道我們接下來報告的大致進行方向，也因此可以更專注在實質內容上面。

舉例而言，專業報告一般都會先說明結論。如果我們不這樣做，別人就必須分心猜測我們到底要在什麼時候才說明結論，或甚至聽不出我們的結論是什麼。更糟糕的情形是，如果我們一會兒說個笑話，一會兒來個結論，一會兒討論理由，一會兒又出現結論，同時中間還穿插個心情小故事，別人就會好像在看魔術表演一樣，必須不停猜測「到底這傢伙等一下還要從帽子裡變什麼出來？」

第二，先說明自己要回答的問題是什麼：讓別人先知道我們要回答的問題是什麼，別人才能找到位置，開始有條不紊的吸收我們的結論與理由。事實上，先說明報告所要回答的問題是什麼，不只是表現自己的專業，也是表現對別人的尊重。大家的時間都很寶貴，所以在報告一開始就讓別人先清楚，他們為什麼要花時間來聽取這個報告，是一種基本禮貌。絕對不要讓大家一方面聽我們的長篇大論，一方面還要心裡嘀咕「到底他要回答什麼問題？到底我花時間在這裡做什麼？」

第三，一開始就說明自己的結論重點是什麼，而如果有好幾個重點的話，最好能明確加以分點：專業報告結構跟「起承轉合」的作文格式最不一樣的地方，就是不把結論放在說明的最後（或者更糟的是，藏在說明的中間），而是在一開始就清楚表明。這有許多好處。首先，這讓我們的聽眾或讀者能夠用最短的時間抓到整個報告的重點與價值；其次，這會起到「綱舉目張」的作用，當我們把結論重點先分點說明出來，其實也是在協助自己先行組織接著要逐點說明的報告結構；最後，而且非常重要的一點是，這麼做可以強迫自己先把報告整體想清楚，而不會到時一邊講，還一邊在想：到底我現在討論的方向，等一下會通往何方？

第四，要有明確的結論：不要以為不說出明確結論是一種謙虛的表現。不明確說明自己的結論是什麼，而要別人花心思推敲，不只浪費別人的時間，也等於是把別人置於一種「我出題，你來回答」的不平等地位，甚至可以說是不禮貌的作為。說得更明白一點，老闆所以花錢請我們，就是要聽到明確的結論與建議，而不是回答我們提出的問題。如果我們的結論只是提出好幾種可能性，然後要主管來做判斷的話，那我們應該付他薪資。

第五，根據所提出的結論重點，逐點說明這些結論的內容意涵，以及自己是如何推論出這些結論：不要擔心用「第一點」、「第二點」的逐點說明方法看起來很死板，這種方法可以讓大家很快抓到報告的組織與條理。事實上，除非我們已經把要說明的內容清楚想過一次，否則就會發現根本沒辦法使用這種看起來最為素樸簡單的格式。

在逐點說明的時候，要注意聽眾或讀者最想知道的包括：

「是什麼」（例如，如果報告說「這一項產品獲利前景可觀」，那麼「前景」是多久？「可觀」是多少？）；
「為什麼」（例如，如果報告說「我們這一項服務需要改變」，原因是因為獲利下降？銷售減少？新服務類型的競爭？還是顧客反應？）；
「會怎樣」（例如，如果報告主張「我們應該改變某種流程」，那麼不改變會有什麼影響？改變又有什麼好處？）。

第六，主要以事實與邏輯來說服他人：在報告中，我們必須讓聽者或讀者清楚知道三個重點：「報告要回答的問題是什麼」、「報告的結論是什麼」、以及「到底是根據哪些事實與證據，推論出這些結論」。記住，在瞭解報告的結論之後，聽者或讀者一定等著報告者如何提出足以讓他們接受這些結論的理由，而事實與證據是最具有正當性，也最有說服力的理由。

當然，在遵守專業報告結構的前提下，適當運用故事與比喻，可以提高聽眾或讀者的興趣，某種程度也可以加強說服力。但是不應該讓片面、個案性質的故事取代一般性的事實，或者讓比喻與聯想取代嚴謹的邏輯分析。沒有公司應當根據「我鄰居的小孩最近開始喜歡某一種產品」或「這一項產品市場的春天已經來了」這樣的說法來進行決策。