產業一把抓—一等一科技公司　以敏捷式組織為專案管理創造效率

        一等一科技公司，主要產品為辦公室軟體、雲端辦公室平台。一等一科技公司運用敏捷式組織的概念，導入被稱之為「SCRUM」的組織模式，加強組織專案管理的效率。

        何為專案管理？一等一科技產品部副理黃雅君說，大大小小的業務工作，都可以是專案。例如學生在學校舉辦講座，或者是公司要辦一個週年慶，都能夠活用專案管理的方式，來改善工作與溝通效率。

◎「SCRUM」使一等一科技公司有了大幅度進展

        SCRUM的組織模式如何實踐專案管理？一等一科技產品部協理張進鑫解釋，SCRUM為一種軟體開發的方法學。其將團隊角色分為：（1）客戶╱使用者、（2）產品擁有者（product owner）—確定專案的方向願景、負責需求驗收、優先順序及交付時間、為專案成敗負責、（3）教練（scrum master）—幫助團隊移除實施中的障礙擔任橋樑角色、（4）團隊（scrum team）—依照需求負責製作出要求的產品，每天開會確保每位成員都能達到進度且獲得幫助。

        張進鑫表示，他們導入SCRUM的管理模式，同時透過每兩個禮拜開會，確保訂定的目標有如期達成。而每天的開會也能審視先前訂定的目標是否超出預期，及是否需要協助。他表示，一等一科技公司採用SCRUM後，讓專案將近達到百分之八十可以滿足客戶的期待，也使團隊的工作效率增加。

◎照著SCRUM走為什麼還是會走歪？

        雖然SCRUM看似是理想的專案管理模式，但黃雅君苦笑著說：「剛導入（SCRUM）時，還是有發生問題的，導致專案半年進度只達成2%。」她說，當時該專案的故事範圍太大，導致衝刺速度不如預期，使團隊著重在美化介面，「有點像是我蓋一個房子都還沒蓋好，就想著要如何裝潢。」進而忽略了功能的重要性其實遠大於美編。因此，他們開始探討哪裡發生了問題。
第一步，他們調整團隊的運作模式，將團隊拆開，只聽自己的需求，而不是每個會議都參加，將時間有效運用、減少會議、等待時間。

        之後，他們設立了電子看板，提供每個人能參考預估時數、紀錄時數、資源分配，所有人都能知道代辦事項及專案進度。若有發現一次SCRUM滾動無法完成訂定目標，則能馬上處理、獲得協助。

        黃雅君認為，這個解決問題的過程，其實也是一種「敏捷」的展現，更讓一等一科技公司覺得他們與「敏捷」密不可分。

◎使用「敏捷」帶來的好處

        除了重視與客戶的溝通外，避免浪費時間或資源，也是黃雅君在專案管理時非常在意的目標。她建議在專案執行的過程中，不要過早確認沒用的需求，而是專注於持續交付，把成果展現出來給相關的人看，重視客戶回饋並進行改善，才能更趨近於目標並且可以如期完成。

        同時，黃雅君也發現，需要讓參與的成員有一定的時間壓力，才能確實讓專案如期執行。因此，她每天早上都會實際參與開會，給予團隊成員壓力；當同事遇到困難也能給予協助，也能更了解專案的優先順序，將不重要的事情往後放，讓專案執行的過程更流暢。

◎讓「敏捷」進入你的生活　便能應對世界的快速變化

        黃雅君在長年專案管理中，發現自己需要與客戶不斷的溝通。因此她也套用專案管理學習到的「敏捷」的觀念，將其融入於工作及日常生活中。她認為，這不僅能讓工作更有效率，也能在日常生活中發揮效用。

        什麼是「敏捷」呢？黃雅君說，敏捷就是一種思維、精神，用來應對快速變化的需求的能力。

        黃雅君舉例，在疫情期間，一開始在家工作不太習慣、也不太方便。於是她將「敏捷」思維套入其中，從Level1只有一張桌子及小筆電，晉升到Level2接了一台大螢幕，提升閱讀舒適度。最終，則進階到Level3，接了第二台大螢幕讓家裡環境更像在公司，維持自己的工作效率。

◎錯誤越晚，發生成本越高

        在學習專案管理的過程中，黃雅君也發現：「錯誤越晚，發生成本越高。」她以防疫期間購買口罩為例，第一階段為便利超商、藥局直接購買口罩，進入第二階段，則利用口罩地圖查詢剩餘口罩，最終第三階段，可透過app線上預購口罩，接著在超商取貨。若階段相反（先開發app），那政府可能需要花費更多的時間，才能讓民眾都買到口罩。

        是以，如何把產品做對？黃雅君從中歸納出三個步驟：第一，新產品開發時需求不明時，需著重於最小可行性的產品。第二，不斷產生出一份可以動的產品，並展示給客戶看。第三，持續修正，但成本會增加、複雜度也會增加。「真正好的產品是一次次調整而來，以改變應萬變。」黃雅君表示。

◎不會軟體，也能進入科技業！

        「大多數人認為，要進入軟體開發業必須具備寫程式以及相關能力，這是大錯特錯的！」黃雅君強調，軟體開發以及軟體使用是完全不一樣的事情。

        黃雅君說，大多數開發人員，並不知道該如何與客戶說明此產品該如何使用，又或者是在商場上不知道如何跟客戶應對。所以軟體開發業需要的人才不只是軟體開發人員，也包括伴隨著軟體開發衍生出的職位，包括產品經理等。

◎堅持熱情肯學習，進入軟體開發業也不是難題

        張進鑫表示，因為軟體開發業的範圍很大，在進入這個產業之前，必須確認自己對哪種軟體有興趣。他建議，可以藉由修習基本軟體設計的課程，從中發覺自己喜歡的領域。他也認為，把基本的資訊名詞搞清楚，有助於從業人員與工程師之間的溝通，因此在修課時，應研究到至少可以與工程師溝通的程度。

        黃雅君則是建議，進資訊產業常需要與客戶溝通，所以比起專業能力，他們更重視受雇者的溝通能力。此外，她認為對於這個產業的熱情也非常重要，因為在每個專案裡，都必須不厭其煩的跟客戶一再溝通，需要靠熱情來支撐繁雜的溝通過程。

        黃雅君也建議就讀企業管理相關科系的學生，若要進入軟體開發業，可以從專案經理開始做起。如此一來，才有機會從基層開始了解這個行業，而且有機會熟悉軟體開發業溝通的方式，並不會在一開始就接手大專案，因此不會在剛入行時就承受巨大的工作壓力。

【KTP U-News記者/中山大學 張雅雯、王文伶 報導】